Smart Documents: образованная бумага

  1. Интерактивный контент и неограниченный доступ
  2. Многоканальные документы также являются интеллектуальными документами.
  3. Начните с малого

«Интеллектуальные документы» - это цифровые документы, которые не просто распечатывают и отправляют. Они содержат информацию, коды и данные для обработки по всем физическим и электронным каналам, что выходит далеко за рамки простого вывода.

Феномен, который все еще наблюдается во многих компаниях: электронные документы, которые на самом деле могут считываться и обрабатываться машинами, сначала печатаются, а затем снова оцифровываются, например, в виде файлов TIF или JPG. То есть контент создает пиксели. Что означает не что иное, как то, что контент сначала шифруется (растровые изображения), а затем с помощью оптического распознавания символов ( OCR ) снова становится «читабельным». Обременительная и ненужная процедура, тем более что она потеряла важную информацию для дальнейшей обработки.

Было бы лучше создавать цифровые документы с самого начала, которые содержат больше функциональных возможностей, чем просто возможность печати. Мало того, что маршруты доставки сейчас более разнообразны, чем несколько лет назад, и поэтому должны иметь дело с темой многоканальных возможностей. Уничтожение важной структурной информации о способе выдачи документов, которое еще предстоит найти сегодня, более не актуально.

Необходимы «интеллектуальные документы» с интерактивными элементами и данными, которые можно передавать в последующие приложения. Это могут быть, например, инструкции для вкладчика, какие дополнения должны быть приложены в каком количестве конкретной партии.

Интерактивный контент и неограниченный доступ

Прошли те времена, когда документы только печатались и в лучшем случае отправлялись в электронном виде. Сегодня они берут на себя роль «информационного контейнера», который позволяет пользователям запускать различные действия, выходящие далеко за рамки создания и доставки. Это относится к таким процессам, как поиск данных, транзакции или хранение правил архивации и управляющих кодов для Оптимизация почтовых отправлений (Объединение нескольких документов для одного получателя / лучшая эксплуатация почтовых скидок).

Документы, изначально предназначенные только для печати, будут отличаться на пути к выводу метаданные Мультимедийная информация, гиперссылки, деловая графика и другие данные предоставляются таким образом, чтобы они могли не только выводиться через любой канал, но и могли быть связаны с другими процессами. «Интеллектуальные» документы - но это также означает доступность. Каждый человек, независимо от его психического и физического состояния, должен иметь доступ к содержимому в полном объеме - будь то аудиофайл или PDF - файлы, которые делают контент доступным для слабовидящих путем автоматической циркуляции и изменения размера шрифта.

Тема, которая должна быть реализована в Германии, например, всеми государственными органами и учреждениями. Например, стандартные формы и брошюры должны быть подготовлены таким образом, чтобы они могли быть прочитаны «программой чтения с экрана» с точки зрения содержания и языка. Здесь также происходит переоценка документов: каждый помещает информацию в виде метаданных («тегирование»), которые необходимы для правильного воспроизведения и вывода независимо от того, какой канал. В основном речь идет о структуре текста, такой как направление чтения, язык чтения, порядок столбцов, переносы, перекрестные ссылки, подсказки к сноскам и т. Д. Пометка таких ключевых слов просто необходима.

Многоканальные документы также являются интеллектуальными документами.

В этом контексте формат играет PDF / UA (Универсальная доступность), безусловно, играет важную роль. Официально сертифицированный как стандарт ISO 14289-1 прошлым летом, он значительно упростит создание общедоступных и, следовательно, интеллектуальных документов. Еще лучше: один использует формат HTML5. Текстовый язык разметки задает тон уже сегодня на мобильных платформах. Не удивительно, содержание в HTML5 может быть легко подготовлен для всех электронных каналов вывода, для смартфонов и т. д., а также для присутствия в сети. И если вы хотите распечатать документ дополнительно, эта опция будет сохранена. Возможна конвертация в PDF файлы любого размера страницы.

HTML5 в настоящее время является самым умным форматом для создания и отображения документов, не зависящих от размера и канала. Это позволяет переформатировать, например, с формата А4 на дисплей смартфона, преобразовать форматы страниц в текстовые форматы, извлечь отдельные данные (включая восстановление элементов счетов-фактур) и построить оглавления и списки индексов. Более того, с HTML5 вы также можете вставлять аудиовизуальные элементы, веб-ссылки и диаграммы. Таким образом, создаются не только многоканальные, но и мультимедийные документы, которые предлагают пользователю дополнительную ценность, выходящую за рамки простого текстового представления.

Начните с малого

Поэтому компаниям пора заняться этой темой. Это не всегда должны быть масштабные проекты - обогащение документов информацией может начаться очень мало. Например, известная региональная утилита на юге Германии работает со значениями индекса («ключевые слова») в процессе выставления счетов, что означает, что поиск в архиве можно искать быстрее. В частности: Все счета за электроэнергию, газ и воду изначально AFP Файлы (AFP является распространенным форматом для большого объема полиграфическое производство ), а затем конвертируется в формат PDF / A для архивирования. С помощью специальных приложений из файлов AFP можно прочитать различную ключевую информацию, такую ​​как имя клиента, тип доставки, номер счета-фактуры и номер клиента, и встроить их в качестве индексных значений в архивный файл (PDF).

Часто это знаменитые маленькие шаги, которые ведут к успеху. Крайне важно начать с переоценки документов до «носителей информации» - будь то добавление поля электронной подписи, встраивание аудиовизуального контента или добавление дополнительных функций и правил для последующих процессов.